این جلسات در هر اداره، شرکت یا سازمانی برگزار و گاه بدون هیچ کارایی و راندمانی منجر به اتلاف وقت و هزینه می‌شود. مهرارقام در بخش نخست این مطلب اینجاست تا در مشکل برگزاری جلسه اداری مفید و بهینه در کسب و کار یاری‌رسان شما باشد. استفاده از روش پیشنهادی ما بی‌شک منجر به تعداد جلسات کمتر و در نتیجه اتلاف وقت و هزینه کمتر است.
برآورد هزینه برگزاری جلسه اداری مفید
نخستین و مهمترین کار پیش از برگزاری هر جلسه محاسبه هزینه تمام شده آن است. اگر زمان جلسه یک ساعت است حقوق یک ساعت تمام کسانی که قرار است در این جلسه شرکت کنند را با هم جمع کنید. این عدد را می‌توانید با تقسیم حقوق ماهانه افراد بر تعداد ساعات کاری آنها در ماه به دست آورید.
فرض کنید هزینه برگزاری یک جلسه اداری ۵۰۰ هزار تومان است. پس وظیفه برگزار کننده یا مدیر جلسه این است که حداقل پانصد هزار تومان در جلسه «ارزش» ایجاد کند. یعنی نتیجه حاصل از این جلسه باید به اندازه پانصد هزار تومان برای کسب و کارتان ارزشمند باشد یا به قولی بیارزد. این کار شما را مجبور می‌کند لیست شرکت کنندگان را کوچک کنید زیرا تولید هزینه بیشتر، خلق ارزش را مشکلتر می‌کند.
از امتیازات مهم برآورد این هزینه این است که شما مجبورید پیش از برگزاری جلسه فکر کنید «چه اتفاقی باید بیفتد تا به اندازه ۵۰۰ هزار تومان ارزش ایجاد شود؟» از آن پس شما باید مستندات را برای تشکیل جلسه آماده کنید تا مطمئن شوید به هدف مورد نظر خود رسیده‌اید.
اعضای تشکیل دهنده جلسه اداری مفید
همان طور که از نامش پیداست برگزاری جلسه اداری مفید در محدوده کسب و کار مورد نظر است و اعضای آن را هر کسی نمی‌تواند تشکیل دهد و بی‌شک محدود است. اعضای صرفاً شنونده و منفعل در یک جلسه اداری خبر از ناموفقیتی آن جلسه را می‌دهد. اعضای جلسه را باید افرادی تشکیل دهند که احتمال می‌دهیم حضور، بیان دیدگاه، نظرات و تجربیاتشان در تصمیم‌گیری تاثیرگذار است یا حضورشان در جلسه برای انجام کاری است. در تشکیل جلسه کیفیت اعضای شرکت کننده بر کمیت آن ارجحیت دارد و در راستای پیشبرد جلسه با هزینه کمتر و ارزش بیشتر حرکت خواهد کرد.
گامهای رسیدن به هدف
برای رسیدن به هدف مورد نظر باید در راستای آن هدف در مسیر موفقیت گام برداشت. در ادامه مطلب گامهای لازم در مسیر موفقیت برای رسیدن به هدف را با هم مرور می‌کنیم.
پس از تشکیل جلسه اداری حتما نیاز داریم از نکات گفته شده در جلسه یادداشت‌برداری کنیم. پس یک نفر باید مسئول یادداشت‌برداری باشد. بی‌شک آن یک نفر نباید شما که مدیر جلسه هستید باشید. زیرا مدیریت جلسه نیاز مبرم به توجه دارد که یادداشت‌برداشتن این را از شما سلب کرده و زمان را از شما می‌گیرد.
هنگام برگزاری جلسه اداری و در مدت برگزاری آن، هدف از برگزاری جلسه اداری را مد نظر داشته باشید و پیش از همه آن را به شرکت کنندگان اعلام کنید. مهم است که هنگام جلسه افراد را نسبت به زمان و هدف جلسه مطلع کنید. حتما لازم است نیم ساعت پیش از اتمام جلسه با توجه به موضوع با اعضای جلسه به یک توافق جمعی برسید.
هنگام برگزاری جلسه اداری به یاد داشته باشید تمرکز تمام مباحث روی موضوع اصلی باشد و جلسه در همان راستای هدف رو به جلو حرکت کند. این کار مستلزم آن است که در طول جلسه گاهی حرف برخی افراد را قطع کنید، از افرادی که در جلسه مشارکت نمی کنند و حرفی نمی زنند سوال بپرسید و نظرخواهی کنید.
به همین راحتی شما با استفاده از فناوریهای نوين از هدر رفت زمان و سرمایه جلوگیری کرده‌اید. يكي ديگر از فناوريهايی كه در افزايش بهره‌وری و بهينه‌سازی فعاليتهای بازاريابی و فروش مفيد خواهد بود دیجیتال مارکتینگ یا بازاریابی دیجیتال است که می‌تواند کسب و کار شما را توسعه داده و رونق ببخشد. این موضوع برای برگزاری جلسات اداری در هر حوزه کاری می‌تواند مفید باشد. در حوزه دیجیتال مارکتینگ یا بازاریابی دیجیتال هم این موضوع صادق است. در بخش دوم این مطلب هم با مهرارقام همراه شوید تا از این پس بتوانید در برگزاری جلسات اداری مفید موفق باشید.
بخش دوم مطلب «گامهای برگزاری جلسه اداری مفید را بشناسیم» را بخوانید.
